6 oppia etätyöpajojen eduista ja haasteista

Korona-aika on muuttanut monen yrityksen työskentelytapoja, eikä 11Helsinki ole poikkeus. Tulevaisuusmuotoilun projekteissa tehdään lähes aina yhteiskehittämistä. Yleensä tämä tapahtuu työpajojen muodossa. Kun ihmisten kohtaaminen kasvotusten ei ole ollut mahdollista, on työpajatkin siirtyneet digitaaliseen ympäristöön.

 

Miten etätyöpajat sitten eroavat perinteisistä ja miten saadaan taattua, että etänäkin päästään työpajan tavoitteisiin? Tässä kirjoituksessa käymme läpi kuusi muotoiluetätyöpajoihin liittyvää oppia viime kuukausilta – kolme etua ja kolme haastetta.

Sen pidemmittä puheitta, mennään asiaan!

Kolme haastetta etätyöpajoissa

Aloitetaan haasteilla ja niiden ratkaisemisella.

1 Etätyöpaja vaatii enemmän rakentamista etukäteen

Työpajoissa on aina tärkeää, että osallistujilla on hyvä käsitys työpajatyöskentelystä ja päivän aikataulusta. Fyysisessä tilassa tämä on helppo luoda yksinkertaisin keinoin – vaikkapa valkotaululle kirjoittaen tai PowerPoint-kalvoa näyttäen. Kun työskennellään etäalustalla, kaiken oleellisen informaation tulisi olla samaan tapaan aina helposti kaikkien nähtävillä.

 

Etätyöpajassa työskenteleminen on myös itsenäisempää ja fasilitaattoreilla ei ole samanlaista otetta tilaan ja osallistujien auttamiseen. Varsinkin jos työskennellään monissa eri ryhmissä ja erillisissä etäkokoushuoneissa, voi olla vaikeampaa olla osallistujien pulssilla ja vastata välittömästi kysymyksiin.

 

Tämän takia etätyöpajan suunnittelu vaatiikin erityistä tarkkuutta ja rakentamiseen kuluu normaalia enemmän aikaa. Kun kaikki tarvittavat ohjeet ja elementit on muotoiltu ajatuksella ja asiakaslähtöisesti paikoilleen, on osallistujien mahdollista saavuttaa toivotut lopputulokset normaalia vähemmälläkin fasilitoinnilla.

 

Lisäksi on tärkeää kommunikoida hyvin etukäteen osallistujille mitä työpaja tulee pitämään sisällään, minkälaisia tavoitteita sillä on, sekä mitä osallistujilta odotetaan. Hyvällä alustuksella työpajan aiheeseen ja työskentelytapoihin on entistäkin enemmän merkitystä etätyöpajoissa.

 

2 Uusien työkalujen käyttöä kannattaa harjoitella ennen työpajaa

 

Miro, Mural, Howspace, Google Jamboard, Teams Whiteboard… eri käyttötarkoituksiin tehtyjä laadukkaita yhteiskehittämisen työkaluja on paljon, mutta niistä suurin osa on vielä tuntemattomia työpajojen osallistujille. Jotta merkittävä osa työpajaan varatusta ajasta ei kuluisi uuden työkalun opetteluun, on parempi varata tarvittaessa harjoittelulle oma aikansa ennen varsinaista työpajaa.

 

Tämäkin kannattaa toki tehdä asiakaslähtöisesti. Osallistujien valmius käyttää erilaisia digitaalisia työkaluja on hyvä selvittää ja sen perusteella suunnitella mitä käyttää ja miten perehdyttää osallistujat. Toisinaan ominaisuuksiltaan yksinkertaisempi riittää ja onkin tärkeintä, että työpajoissa aika ja energia menee oikeisiin asioihin.

 

Kaikki osallistujat olisi hyvä saada kokeilemaan käytössä olevia työkaluja. Monesti tämä on järkevää järjestää erillisenä osana työpajakokonaisuutta – varataan esimerkiksi tunti aikaa, jolloin testataan kaikki työpajassa tarvittavat ominaisuudet, sekä käydään läpi kysymykset ja mahdolliset tekniset haasteet. Esille nousseiden tarpeiden pohjalta varsinaiseen työpajaan voi tehdä vielä muokkauksia.

 

3 Virtuaaliset työpajat kannattaa pitää normaalia lyhyempinä

 

Tietokoneen edessä istuminen ja osallistujien näkeminen videoyhteydellä ei tuota samanlaista energistä kokemusta, kuin perinteiset kasvotusten kohtaamiset. Muotoilutyöpajat vaativat osallistujilta intensiivistä ajattelutyötä ja etänä on luonnollista, että ryhmän puhti loppuu nopeammin. Koko päivän työpajojen sijaan onkin parempi jakaa kokonaisuudet vaikkapa kahtia peräkkäisille päiville. Taukojen aikatauluttaminen on myös tärkeää.

 

Kohtaamisiin saa kuitenkin luotua läheisyyttä ja lämpöä etänäkin. Tämän saavuttamiseksi on tärkeää, että osallistujien kamerat ovat päällä. Ryhmäytymistä varten on etänäkin tärkeää aloittaa työpajat kevyesti niin, että kaikki ryhmän jäsenet pääsevät esittelemään itsensä toisilleen. Psykologisesti turvallisessa ympäristössä on hyvä ideoida.

 

Kolme etua etätyöpajoissa

 

Nyt kun kolme haastetta on käyty läpi, siirrytään seuraavaksi selkeisiin etuihin, joita etätyöpajoilla on kasvotusten tapahtuviin verrattuna.

 

1 Työpajojen sisältöä on helppo rikastaa monella tapaa

 

Kuvat, interaktiiviset esitykset, linkit ja muut sisällöt tuovat muun muassa lisää syötteitä ideointiin ja helpotusta konseptien esittämiseen. Monet työkalut osaavat hakea ja yhdistää dataa sadoista eri lähteistä.

 

Yhteiskehittämisen työkalut, kuten Miro ja Mural mahdollistavat tai nopeuttavat asioita, jotka eivät perinteisissä työpajoissa ole mahdollisia tai helposti toteutettavissa. Ideoiden kategorisointi ja parhaiden ratkaisujen äänestäminen ovat hyviä esimerkkejä asioista, jotka hoituvat näiden työkalujen avulla todella nopeasti ja saumattomasti. Näistä ominaisuuksista kannattaakin ottaa kaikki irti, jos osallistujilla on tähän valmiudet.

 

2 Kaiken työpajassa tuotetun saa helposti talteen

 

Kun kaikki työpajassa tuotettu sisältö on tehty digitaalisesti, on se helppo viedä jatkokäyttöön ja suoraan työpajan osallistujille hyödyllisimpiin formaatteihin.

 

Työpajoihin on myös helppo palata uudelleen (esimerkiksi tilanteissa, joissa etätyöpaja toteutetaan osissa eri päivinä kuten aiemmin suosittelimme), kun kaikki on digitaalisessa tilassa juuri niin kuin se sinne edellisellä kerralla jätettiin.

 

3 Etätyöpajoihin on helpompi saada enemmän osallistujia

 

Muotoilutyöpajoissa päästään yleensä parhaisiin lopputuloksiin, kun kasassa on moniosaajatiimi, jolla on näkemystä kehitettävän toiminnan eri osa-alueilta. Kun kaikkia osallistujia ei ole pakko saada yhteen tilaan, on tällaisten tiimien kasaaminen helpompaa.

 

Jatkuvaa kehittymistä

Etätyöpajat muotoilukontekstissa ovat vielä monelle uusi juttu, ja mekin 11Helsingillä kehitämme jatkuvasti työpajojemme asiakaskokemusta.

Esimerkiksi tänään tapahtuvaan työpajaan olemme koostaneet soittolistallisen musiikkia osallistujille kuunneltavaksi. Aivotutkijat ovat todentaneet musiikin positiivisia vaikutuksia ihmismieleen. Katsotaan, minkälaiseksi 11Helsingin musiikkivalinnat ajan myötä kehittyvät!

#fasilitointi #tulevaisuusmuotoilu #etätyö #etätyöpaja

Jaa tämä kirjoitus:
Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin